CR de la réunion du CA des 27 et 28 février 2021

CR de la réunion en présentiel du CA des 27 et 28 février 2021

Ordre du jour

Début de séance : 27 février à 11h00

Présents (8) :
- Erik Amzallag
- Emmanuel Bonnard
- Xavier Claudel
- Sébastien Hamon
- Philippe Label
- Pierre Laurenge
- Richard Lemeiter
- Xavier Viallefont

Excusé (1) :
- Pierre Charles

Ordre du jour :

- Réseaux sociaux
- Règles du bulk
- Organisation CA
- Outils de communication
- Sujets divers
- Questions des adhérents
- Préparation AG 2021

En raison de la faible activité due à la pandémie, le Conseil d’Administration ne s’est pas réuni au début du mois de février. Les éventuels sujets ont été traités par courriel.

Réseaux sociaux

Nous nous posons la question sur d’éventuelles règles à appliquer pour l’abonnement du compte FreeLUG à des pages, groupes, comptes sur les réseaux sociaux. Si s’abonner aux comptes d’autres LUG ne posent pas de question, l’attention se porte plutôt sur les comptes personnels. Faut-il s’abonner aux comptes de tous nos adhérents, aux comptes qui parlent exclusivement de LEGO, etc. ?

Nous décidons de laisser à l’appréciation du Community Manager le soin de s’abonner ou pas sur les autres comptes et s’il y a lieu à de nouveaux réseaux sociaux, en ayant au préalable échangé avec le CA pour ce dernier point (afin notamment de définir les modalités techniques).

Règles d’accès au lugbulk

Afin de motiver les adhérents à s’investir davantage dans la vie associative et de limiter les adhérents présents uniquement pour bénéficier du bulk sans retour pour l’association et le travail effectué pour préparer ces commandes, nous proposons de limiter l’accès au bulk aux adhérents qui s’impliquent dans l’association.

Plutôt que d’imposer une liste de critères fixes qui pourraient ne pas couvrir tous les cas, nous demanderons simplement aux adhérents de justifier par eux-mêmes de leur activité au sein de l’association. L’équipe organisatrice du bulk se réserve le droit de demander des compléments de justification en cas de doute.

Concernant la proposition des pièces comme celles-ci servent normalement à des créations, nous demandons aux participants souhaitant proposer des pièces de partager leurs créations. Cela peut se faire via les expositions, nos propres outils de communication (mailing-liste, galerie photos, forum) ou en identifiant/taguant FreeLUG dans les publications sur les réseaux sociaux.

Organisation du CA

Nous constatons d’une part qu’il n’y a pas assez de candidats à se présenter à chaque élection. Le fonctionnement actuel du CA ne correspond plus aux attentes des adhérents et nous n’avons pas su évoluer pour nous y adapter.

D’autre part, dans le CA actuel, il y a des membres qui ont une charge de travail bien supérieure à d’autres. Il y a aussi le processus de prise de décision qui est trop long et lourd.

Enfin, certains adhérents souhaitent s’investir dans l’association sans devoir participer au processus de responsabilité.

Ainsi, nous avons décidé de réorganiser le fonctionnement, que l’on peut représenter en trois cercles :
- le Bureau, composé du président, du trésorier, du secrétaire et de leurs vice/adjoints, élu par le Conseil d’Administration en son sein ;
- le Conseil d’Administration, composé de 12 membres (dont les membres du Bureau) élus par l’Assemblée Générale ;
- le Comité Opérationnel et Technique (COT - ce nom peut être amené à changer), composé du Conseil d’Administration et d’autres membres nommés par le CA pour toutes les fonctions qui ne seraient pas déjà portées par un membre du CA.

Le Bureau, en plus de ses fonctions propres, prendra les décisions de la vie courante :
- dépenses ;
- validation de la participation à une exposition ;
- validation des CR de réunion ;
- validation des propositions soumises par le CA ou le COT ;
- gestion des urgences ;
- ...

Le Conseil d’Administration portera conseil au Bureau, et conservera un pouvoir décisionnaire sur tous les sujets importants à la vie associative comme l’élection du Bureau, la validation des évènements FreeLUG comme les Briqu’Expo, le vote du budget ou la validation des propositions de changement de statuts avant soumission à l’AG, la nomination des membres du COT ou encore l’exclusion d’un adhérent.
De cette façon, nous espérons d’une part réduire les délais de prises de décision, et d’autre part répondre à l’envie de certains membres de pouvoir s’investir sur des thématiques précises sans nécessairement devoir prendre part à l’ensemble des décisions sur des sujets qui ne les intéressent pas.
Nous projetons également de ventiler les demandes extérieures qui arrivent sur la boite contact de l’association vers des référents selon des thématiques. Par exemple, une invitation à un salon pour exposer pourra être directement instruite par le responsable du CoR géographiquement concerné plutôt que par le secrétaire. En plus de soulager le travail du secrétaire, cela permettra une meilleure approche et implication locale.

Enfin, le Comité Opérationnel et Technique a pour objectif de faciliter l’échange et la coordination de tous les acteurs impliqués même quand ils ne sont pas au CA.

Outils de communication entre adhérents

Nos outils de communication actuels ne correspondent plus aux besoins de tous :
- les mailing-listes ne sont plus dans l’ère du temps depuis un moment,
- le forum dont son arrivée a pu être tardive n’est pas plus actif que cela,
- il y a une disparité des réseaux sociaux sur lesquels des adhérents sont actifs.

Mais quel(s) outil(s) choisir pour rassembler le maximum d’adhérents ? Il existe de nombreuses solutions techniques, mais nous n’arrivons pas à percevoir quelles fonctionnalités seraient les plus pertinentes.
Afin de répondre au mieux à cette problématique, nous allons lancer une enquête auprès des adhérents pour connaître leurs habitudes et leurs attentes.

Fin de la première journée à 18h00, reprise le lendemain à 10h00

Ecriture inclusive

Nous décidons de faire évoluer notre slogan en y appliquant l’écriture inclusive. Le slogan devient ainsi :

Association nationale rassemblant les passionné·e·s de la brique LEGO®. Depuis 2003

Dématérialisation de la carte de membre

Un couple d’adhérents nous avait suggéré l’année dernière que la distribution de la carte de membre pourrait plutôt se faire à la demande pour nous économiser la production et l’envoi des cartes.
Avec le contexte de 2020 et son impact financier, réduire nos envois nous permettrait aussi d’économiser sur un poste important, surtout avec l’augmentation permanente du prix du timbre.
Nous décidons donc de dématérialiser la carte de membre (un fichier PDF pourra être téléchargé directement par l’adhérent depuis l’Espace Personnel FreeLUG). Toutefois, pour les adhérents attachés à la carte, la version plastique pourra être envoyée sur demande.

Questions des adhérents

Nous avons reçu des questions de la part de trois adhérents, voici les éléments de réponses que nous leurs apportons (un mail de réponse leur a été fait individuellement).


Vente de notices

Xavier D. nous propose l’idée de vendre sur Rebrickable des notices des MOC des concours (avec l’accord des auteurs), pour promouvoir l’association et comme nouvelle source de financement pour l’association. Les adhérents concernés obtiendraient une contre-partie selon les ventes des notices de leur(s) création(s). Un petit groupe serait constitué pour produire les notices.

Nous trouvons l’idée intéressante et allons revenir vers lui pour affiner le concept et définir les modalités.


Point sur les groupes de travail

Sylvain J. nous demande où en sont les différents groupes de travail planifiés en 2020.

- Evolution des statuts FreeLUG et CA : « Nous avons choisi de rester pour le moment à 9, et de nous imposer la mise en place de commissions ou groupes de travail incluant des adhérents hors CA sur plusieurs sujets pouvant être délégués. » (ndlr : communication du CA du 18 mars 2020)

La communication du 18 mars se voulait alarmiste pour sensibiliser les adhérents à la difficulté que le CA rencontrerait en restant à 9. C’était sans anticiper la crise sanitaire qui a eu un impact important sur la baisse d’activités et qui a faussé nos prédictions. Toutefois, nous avons tout de même décidé d’une nouvelle organisation de fonctionnement du CA pour 2021 (voir plus haut).

- Groupe de travail sur l’évolution du règlement concernant les CoR

Le groupe a été lancé au mois de mai avec une douzaine de membres. Les débats se sont vite arrêtés courant juin par manque de motivation du coordinateur de relancer et de la pandémie qui a mis un coup de frein à de nombreuses volontés. Aucune conclusion n’en est sortie. Toutefois avec la création du COT, nous espérons mieux intégrer les responsables des CoR au processus associatif.

- Groupe de travail « traduction et réseaux sociaux » (ndlr : communication du CA du 13 mai 2020)

Le groupe n’a pas été lancé par la personne en charge.


Questions diverses sur le CA

Pierrick F. nous a envoyé une série de questions.

- Avez-vous fait des réunions de CA depuis mai 2020 ? Si oui, pouvons nous avoir les CR, sauf erreur de ma part, je n’en ai pas vu passer.

En effet il y a un retard de publication des CR des réunions de 2020. Au vu de l’activité en 2020, il n’y en a pas eu tous les mois. Les CR seront publiés d’ici la prochaine AG.

- Pouvons-nous nous réunir à plus de 2 adhérents de FreeLUG ou la règle est toujours en vigueur ?

La règle annoncée en septembre dernier, à savoir suivre les recommandations gouvernementales, est toujours de vigueur. Il était alors question de 10 personnes. Actuellement, la recommandation est de 6.

- Qu’en est-il de la conclusion du groupe de travail pour les CoRs/Fédérations ?

Le groupe de travail n’étant pas allé au bout du sujet, il n’y a aucune conclusion. Toutefois avec la création du COT, nous espérons mieux intégrer les responsables des CoR au processus associatif.

- Où en est la commande de vêtements prévue - de mémoire - fin 2019 début 2020 ?

Cela n’a pas été fait mais elle va être relancée pour ce début d’année 2021. Si les rencontres restent difficiles en 2021, l’objectif est de pouvoir glisser les commandes de vêtements dans les commandes bulk. Nous planifions l’opération pour avril ou mai.

- Est-il possible d’avoir des réponses beaucoup plus rapides sur certains sujets comme la BERA par exemple ?

Le CA va réorganiser son fonctionnement pour permettre des prises de décision plus rapides.

- Pourquoi le CA ne communique pas plus sur l’association ? une newsletter ?

Quel type d’information serait-il pertinent de mettre dans cette lettre d’informations ? Vue l’activité en 2020 en raison de la pandémie, il n’y avait pas grand chose sur quoi communiquer. L’idée de la lettre d’informations n’est pas nouvelle, mais il faut un volontaire pour consolider les informations éparpillées par les adhérents (quand elles existent) et rédiger la lettre. Les volontaires sont les bienvenus et pourront intégrer le futur COT.

- Qu’est ce que le CA a mis en œuvre en 2020 pour FreeLUG 2021 ? Est-ce que FreeLUG peut se réinventer et faire d’autres activités qu’habituellement à cause de la Covid ou laissons-nous mourir l’asso ?

Comme beaucoup de monde, nos envies ont été vite arrêtées au cours de 2020 par la pandémie. Dans l’attente de l’évolution de la crise sanitaire, nous avons également suspendu certains sujets.
Nous avons conscience que nous devons redynamiser les activités en ligne. La mise en place de l’outil de visioconférence pour l’AG 2021 ouvre de nouvelles possibilités d’activités en distanciel tout au long de l’année (partage de techniques de constructions, présentation de MOC...)

- Est-ce que le CA va rester à 12 si à 8-9 vous arrivez à faire tourner FreeLUG ?

Le fonctionnement du CA a été rendu plus facile et possible en 2020 du fait de la pandémie qui a réduit de façon significative les activités associatives et les demandes extérieures que nous avons reçues. En année normale, 9 n’aurait pas été suffisant. Avec la nouvelle organisation, nous restons sur ce nombre de 12.

- Pouvons-nous avoir plus d’informations de la part de l’ambassadeur ? J’ai eu plein d’infos mais malheureusement pas par FreeLUG.

Quelles sont ces nombreuses informations qui n’ont pas été transmises ? Lors de notre dernier échange avec notre ambassadeur avant cette réunion, son retour a été qu’il n’y avait pas de nouveauté de la part de LEGO sur le LEGO Ambassador Network.

- Est-il possible de détailler la fonction de chacun au CA avec un bilan des actions de chacun sur l’année passée ?

Comme dit précédemment, l’année 2020 n’est pas une bonne année pour avoir un bilan concret de ce que chacun fait au CA.

- Qu’est-il prévu en 2021 niveau CA ? Renouvellement ? Toujours les mêmes ?

Le CA va réorganiser son fonctionnement.
Pour ce qui est du renouvellement, le choix est celui des adhérents en Assemblée Générale. Deux membres sortants annoncent qu’ils ne se représenteront pas.

- Comment intégrer les nouveaux au CA et leur donner des tâches dès le départ ? Si nouveaux au CA, leur laisserez vous de la place et des responsabilités ?

Les tâches sont attribuées en fonction des envies et des capacités de chacun (ce qui fait que certaines tâches ont parfois du mal à trouver preneur). Elles sont naturellement ouvertes aux nouveaux arrivants et les anciens sont toujours disponibles pour partager leur expérience.

- Est-il possible d’envisager de se présenter par liste ?

Nos statuts ne sont pas prévus pour cela (il est fait notion de candidat, et non de liste de candidats). Si un groupe d’adhérents souhaite se présenter, les adhérents ne peuvent le faire qu’individuellement.

- Est-il possible de communiquer sur l’existence du Discord ?

L’accord pour la communication a déjà été donné en octobre. (Ndlr : cela fait suite à une initiative de Bénédicte G. de créer un salon Discord pour FreeLUG)

Préparation AG 2021

Nous discutons de l’organisation inhabituelle de notre prochaine AG. Un nouveau test de l’outil de vote est fait sur place, certaines fonctionnalités ont pu être mises en avant et approuvées (contrôleurs/assesseurs de votes, statistiques publiques ou non...). Le résultat est très concluant en attendant le test avec des adhérents courant semaine suivante.

L’ensemble des propositions d’achats de matériel est approuvé (il s’agit des propositions de 2020 non réalisées : nappes, PLV...)

Point important, du fait de la tenue de l’AG en distanciel, il ne nous sera exceptionnellement pas possible d’accepter les renouvellements d’adhésion juste avant l’AG pour des raisons techniques. Nous validons que l’ensemble des renouvellements devront être envoyés au plus tard le 15 mars afin de laisser le temps aux trésoriers de les traiter et aux secrétaires de préparer la liste des votants dans l’outil de vote.

Afin également d’assurer un bon fonctionnement pendant l’AG, il a été décidé que le bureau restreint (président, secrétaire et trésorier) se retrouveront au même endroit. Ça sera chez le président en respectant bien évidemment les gestes barrières.

L’envoi des liens de vote se fera au plus tard le 25 mars.

Dates à retenir :
- Envoi des candidatures CA et profession de foi : 14 mars
- Envoi des renouvellements des cotisations : 15 mars
- Publication des diapositives de l’AG : 15 ou 16 mars
- Envoi des liens de votes : au plus tard le 25 mars

Fin de séance : 28 février à 12h00

Pour toute remarque ou commentaire, merci de contacter le CA : ca@freelug.org

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