Début de séance (21h00)

Veuillez trouver ci-dessous le compte-rendu de la réunion du Conseil d’Administration de l’Association FreeLUG de Juin 2024.

Participants  :

• Emmanuel Bonnard : Président
• Didier Malon : Secrétaire
• Nicolas Charnay : Trésorier
• Sébastien Hamon : Secrétaire adjoint et responsable matériel
• Nicolas Weeger : Trésorier adjoint
• Erik Amzallag : Responsable suivi Expo/Animation/REF/COR

Absents :

• Stéphane Paradot : Vice Président
• François Disdier : Community Manager

Ordre du jour :

1. Validation des expositions/animations à venir :

• 1. Salon du modélisme Roannais et Octogones 2024 validés par vote Loomio
• 2. Festival du Coquelicot (reconduction)
• 3. Point organisation pour la Maison du Danemark
• 4. Contact Mission 128 pour exposition à Paris 7 en Novembre
• 5. Projet d’expo en 2025 à Saint-Michel sur Orge pour les 55 ans du club de modélisme local (info transmise par P. Brugier)
• 6. Projet d’animation Echirolles (38)
• 7. Organisation Bulk / REF

2. Besoins matériels :

• 1. Briques gravées pour salon du modélisme Roannais et Octogones 2024
• 2. Frais de déplacement pour Bulk sur budget COR Occitanie et demande à conserver localement le support d’animation fusée 3368)
• 3. Sélection douchette par Sébastien
• 4. Bulk Event / Project support
• 5. Location camion pour Orléans pour l’Occitanie

3. Questions diverses :

• 1. Préparation BE Le Plan (31)
• 2. Point sur les délais légaux de conservation des données, proposition :
  • • Nouvelle adhésion : suppression de la fiche au bout de trois mois avec deux relances à 1 et 2 mois.
  • • Non renouvellement à l’année N. Résiliation à AG + 1 mois et suppression de la fiche au 31 décembre de l’année N+1.

4. Point sur les actions en cours

Validation des expositions/animations à venir :

1. Festival des Coquelicots, Salon du modélisme Roannais et Octogones 2024.

Le Festival des Coquelicots et Octogones 2024 sont des reconduction d’animations précédents.

Le vote concernant l’approbation de la participation de FreeLUG au salon du modélisme Roannais a été préalablement approuvé par un vote Loomio le 17/05/2024. Le point concernant le financement de briques gravées est présenté au niveau de l’analyse des besoins matériels plus loin dans ce présent compte-rendu.

2. Point organisation pour la Maison du Danemark.

Les sets ont été reçus ce mardi 4 Juin et nous avons jusqu’à mi-Juillet pour les retourner montés. Emmanuel prend contact avec les responsables régionaux pour organiser les ateliers d’assemblage et la logistique. => Action Emmanuel (06-01)

3. Contact Mission 128 pour exposition à Paris 7 en Novembre.

Après analyse de la demande, elle sera classée sans-suite de notre part, le besoin en termes d’animation ne correspondant pas à nos statuts. Sébastien prend en charge la réponse aux organisateurs. => Action Sébastien (06-02)

4. Projet d’expo en 2025 à Saint-Michel-sur-Orge (91).

Pascal BRUGIER nous a informé que le club de modélisme ferroviaire de sa commune de Saint-Michel-sur-Orge souhaite mettre en place une animation LEGO pour célébrer en 2025 les 55 ans du club. Afin d’obtenir plus de renseignements sur cette animation, un retour est fait par Pascal auprès des responsables du club pour les inviter à venir nous rencontrer sur nos prochaines animations à Longpont ou à Orléans.

5. Projet d’animation à Echirolles (38).

Emmanuel prend contact avec nos adhérents présents en région (Yannick ou Loys) => Action Emmanuel (06-03)

6. Organisation Bulk / REF.

Erik doit faire une annonce concernant la participation au weekend de tri afin de confirmer le nombre de volontaires. => Action Erik (06-04)

Concernant la REF, Erik reboucle avec Pierre LAURENGE afin de savoir si la réservation de salle est confirmée et si d’autres points sont à réaliser => Action Erik (06-05)

Besoins matériels :

1. Briques gravées pour salon du modélisme Roannais et Octogones 2024

Demande de financement de briques gravées pour le salon du modélisme Roannais et Octogones 2024.

A l’issue du vote des membres présents à la réunion de CA, le principe du financement des briques gravées sur le budget national FreeLUG est approuvé pour ces deux animations. Charge à l’organisation de nous fournir le devis. => Action Didier (06-06)

2. Frais de déplacement pour Bulk sur budget COR Occitanie et demande à conserver localement le support d’animation fusée 3368)

Les deux points sont approuvés par les membres présents à la réunion de CA.

3. Sélection douchette par Sébastien

Sébastien a identifié un modèle de douchette de lecture des codes-barres pour l’aider dans la gestion du stock d’Orléans. Le modèle identifier coûte une cinquantaine d’euro. Sébastien se rapproche d’Erik afin de confirmer que techniquement cette douchette saurait s’interfacer avec l’application de gestion du stock mise en place par Erik. Si le modèle convient, feu vert du CA pour qu’Erik passe commande (enveloppe budgétaire plafonnée à 100€) et se fasse livrer la douchette pour réaliser les tests fonctionnels avant la mise à disposition auprès de Sébastien. => Action Erik (06-07)

4. Bulk Event / Project support

Une demande de Bulk Event sera faite pour les expos d’Orléans et Castanet. 2 projets sont en cours de définition :

1. Continuité sur le projet MILS, avec un modèle allégé (sans passage électrique)
2. Nouveau projet portant sur la réalisation d’arbres

Les participants à ce Bulk Event devront justifier de l’utilisation des briques demandées sur l’un des deux événements.

Emmanuel et Nicolas finalisent les dossiers et voient avec notre ambassadrice Stéphanie pour la réalisation.

5. Location camion pour Orléans pour l’Occitanie

Nicolas demande l’autorisation de prendre en charge sur le budget CoR la location d’un utilitaire pour assurer le transport des exposants d’Occitanie à Orléans et assurer au retour le transport des briques mosaïques pour la BE de Castanet. Le budget estimé est de 400€, financé par le CoR Occitanie.

La décision sera prise après affinage des budgets attribués sur les organisations de l’expo d’Orléans et de la BE Castanet.

Questions diverses :

1. Préparation BE Le Plan (31)

Le CA remarque l’absence de communication concernant cette BE : pas de convention diffusée, pas d’article de présentation.

Il s’avère que la convention a déjà été signée et que du retard a été pris dans la communication. Nicolas voit avec l’équipe d’organisation quant à la réalisation d’un article de présentation. => Action Nicolas (06-08)

Hors réunion : Compte-tenu de l’organisation des élections législatives, la BE du Plan est reportée à une date ultérieure.

2. Point sur les délais légaux de conservation des données, proposition :

• Nouvelle adhésion : suppression de la fiche au bout de trois mois avec deux relances à 1 et 2 mois.
• Non renouvellement à l’année N. Résiliation à AG + 1 mois et suppression de la fiche au 31 décembre de l’année N+1.

Les deux propositions sont approuvées. Il faut mettre à jour les mentions légales sur le site FreeLUG.org. => Action Erik (06-09)

Fin de séance (22h15)

Les lignes en italique indiquent les actions closes

04-06 Mise en place d’un outil de planning des besoins Sébastien A définir
04-07 Budget des CoR. Amélioration du suivi Nicolas C. Action récurrente
05-01 Demande de devis d’extension de garantie d’assurance Emmanuel Juin
05-02 Paiement des dépenses Japan Expo Nicolas C. Dès que possible
05-03 Annonce aux adhérents concernant les ateliers fleurs pour la maison du Danemark Emmanuel Dès livraison des sets
05-04 Annonce aux adhérents concernant l’organisation de la REF à Violay (42), les 20 et 21 Juillet Emmanuel Dès que possible
05-05 Demande de devis briques gravées ZEN et BE Villiers Didier En cours
05-06 Renvoi des formulaires pour prélèvement automatique pour la MACIF Erik Dès que possible
05-07 Demande d’informations supplémentaires concernant l’invitation Olivet Bricks Sébastien A définir
05-08 Amélioration de la visibilité du calendrier des évènements sur le forum Erik A définir
06-01 Emmanuel prend contact avec les responsables régionaux pour organiser les ateliers d’assemblage et la logistique. Emmanuel Dès que possible (voir également 05-03)
06-02 Réponse aux organisateurs Mission 128 Sébastien Dès que possible
06-03 Prendre contact avec nos adhérents présents en région (Yannick ou Loys) pour l’invitation à Echirolles (38) Emmanuel Dès que possible
06-04 Confirmer les volontaires pour le tri du bulk Erik Dès que possible
06-05 Point REF avec Pierre Erik En cours
06-06 Collecte des devis briques gravées pour Roanne et Octogone 2024 Didier En cours
06-07 Validation, achat et test douchette code-barre Erik En cours
06-08 Communication sur BE Le Plan (31) Nicolas C. En cours
06-09 Mise à jour des mentions légales Erik Dès que possible